Revisión técnica y dudas sobre la propuesta de implementación¶

1. Alcances¶

En la página 1, dentro del apartado de Alcances, identificamos algunas dudas que sería conveniente aclarar antes de iniciar la implementación.

1.1 Generación y asignación de folios¶

Se requiere confirmar cómo se manejará la generación de folios:

• ¿Los folios serán generados automáticamente por el sistema?

• En caso de ser automáticos, ¿cómo se asignarán al notario o titular correspondiente?

• ¿Existe alguna regla específica para la generación, numeración o asignación de estos folios?

1.2 Estructura de almacenamiento documental¶

El diagrama presentado plantea la siguiente estructura:

A partir de este diagrama, entendemos preliminarmente que:

1. El sistema podría contemplar múltiples Notarías Públicas.

2. Cada notaría podría tener uno o varios Titulares.

3. Cada titular tendría su propia estructura documental.

4. Dentro de cada titular existirían diferentes tipos de protocolos, inicialmente:

- Protocolo notarial.

- Protocolo de ratificación.

5. Cada protocolo se dividiría posteriormente en elementos como:

- Tomos.

- Escrituras o actas.

- Folios anverso y reverso.

- Apéndices.

Sin embargo, necesitamos confirmar si esta interpretación es correcta.

1.3 Identificadores vs. estructura de almacenamiento¶

Una de las principales dudas es determinar si elementos como Tomo, Escritura, Folio anverso, Folio reverso y Apéndice representan:

• Una estructura jerárquica real de almacenamiento dentro del sistema.

• Identificadores o metadatos asociados a cada documento.

• Una combinación de ambas opciones.

Por ejemplo, necesitamos determinar si el usuario deberá navegar de manera similar a:

Notaría → Titular → Protocolo → Tomo → Escritura → Folio → Apéndice

o si, por el contrario, estos elementos únicamente serán utilizados como metadatos para clasificar y localizar los documentos, sin representar necesariamente carpetas o niveles físicos de almacenamiento.

1.4 Definición de los conceptos documentales¶

También sería conveniente contar con una descripción funcional de cada elemento mencionado en el diagrama:

• ¿Qué representa un Tomo?

• ¿Qué representa una Escritura?

• ¿Qué representa un Acta?

• ¿Qué se considera un Folio anverso?

• ¿Qué se considera un Folio reverso?

• ¿Qué información contiene un Apéndice?

• ¿Cuál es la relación entre cada uno de estos elementos?

Esta información permitirá determinar correctamente cómo modelar la estructura documental dentro de Alfresco.

1.5 Tipos de protocolos¶

Actualmente se identifican dos tipos:

• Protocolo notarial.

• Protocolo de ratificación.

Se requiere confirmar si estos serán los únicos tipos de protocolos contemplados por el sistema o si posteriormente se integrarán otros.

1.6 Flujo documental esperado¶

En general, sería importante contar con una descripción más detallada del flujo esperado dentro del sistema:

1. ¿Cómo se recibe un documento?

2. ¿Cómo se identifica?

3. ¿Cómo se clasifica?

4. ¿Qué metadatos se asignan?

5. ¿Dónde se almacena?

6. ¿Cómo se relaciona con su protocolo, tomo, escritura, folio y apéndice?

7. ¿Cómo se consulta posteriormente?

Esto permitirá validar que la estructura propuesta sea compatible con el modelo de gestión documental de Alfresco.

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2. Instrumento notarial¶

En el apartado de Instrumento Notarial, específicamente en el campo de Anotaciones, tenemos una duda respecto a la naturaleza de esta información.

Se requiere confirmar si las anotaciones serán:

- Datos descriptivos, utilizados para describir la naturaleza, características o clasificación del documento.

- Datos informativos o comentarios, utilizados para agregar observaciones relacionadas con el documento.

La diferencia es importante debido a que podría determinar si este campo debe modelarse como un metadato estructurado o como un campo de texto libre/comentarios.

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3. Especificaciones de digitalización¶

A continuación, se detallan las dudas y observaciones correspondientes a cada punto de la sección Especificaciones de Digitalización, ubicada en la página 2.

3.1 Punto 1 — Gestión de múltiples archivos¶

Entendemos que un mismo documento puede estar compuesto por múltiples archivos o imágenes.

Sin embargo, necesitamos aclarar el flujo de carga:

- ¿Los documentos se cargarán hoja por hoja?

- ¿Se cargará inicialmente el documento completo y posteriormente se dividirá?

- ¿El proceso de separación de hojas será realizado antes de ingresar la información a Alfresco?

- ¿Por qué se requiere específicamente almacenar los documentos separados por hoja?

Este último punto es particularmente importante debido a que Alfresco no cuenta de manera nativa con una herramienta para editar, separar o unir archivos PDF. En caso de requerirse esta funcionalidad, tendría que contemplarse una solución adicional o un proceso externo.

3.2 Punto 2 — Identificación de documentos¶

No terminamos de comprender cómo se construirá la identificación de los documentos a partir del instrumento notarial.

Por ejemplo, se presenta una referencia similar a:

Hoja 1 anverso esc 1234 NP 5 Salamanca

Necesitamos conocer:

- Qué significa cada componente.

- Qué elementos serán generados automáticamente.

- Qué elementos serán capturados por el usuario.

- Cómo se construirá esta nomenclatura.

- Si esta información corresponderá al nombre del archivo, a metadatos o a ambos.

3.3 Punto 3 — Tipos de archivos¶

Este punto no presenta inconvenientes desde el punto de vista de Alfresco.

Alfresco permite trabajar con una amplia variedad de tipos de archivo y, en caso de requerirse un tipo adicional, es posible configurar los modelos correspondientes para su gestión.

Por lo tanto, no identificamos una limitación técnica relevante en este punto.

3.4 Punto 4 — Búsqueda documental¶

Este requerimiento es viable mediante las capacidades de búsqueda de Alfresco.

Es posible realizar búsquedas utilizando diferentes criterios, entre ellos:

- Metadatos.

- Nombre del archivo.

- Tipo o formato.

- Palabras clave.

- Contenido textual.

- Otros atributos configurados en el modelo documental.

Para obtener búsquedas eficientes sobre documentos digitalizados, es importante definir previamente si se utilizará OCR y cómo se procesará el contenido de las imágenes.

También será necesario definir:

- Qué metadatos tendrá cada documento.

- Qué campos serán obligatorios.

- Qué características estarán asociadas a cada tipo documental.

- Cómo se diferenciarán los conceptos de tipo y aspecto dentro del modelo de Alfresco.

3.5 Punto 5 — Metadatos¶

No identificamos inconvenientes técnicos para la gestión de metadatos.

Sin embargo, necesitamos confirmar:

- Si existirá un único modelo de metadatos.

- Si existirán diferentes modelos dependiendo del tipo de documento.

- Si se utilizarán múltiples conjuntos de metadatos.

- Qué campos serán obligatorios y cuáles opcionales.

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4. Revisión de requerimientos¶

4.1 Universo documental¶

La estimación del volumen documental corresponde principalmente al área de arquitectura.

Sin embargo, consideramos importante definir no solamente el volumen inicial, sino también el crecimiento esperado de la plataforma.

Además del número total de documentos iniciales, sería conveniente conocer:

- Cantidad estimada de documentos diarios.

- Cantidad de documentos que se incorporarán posteriormente.

- Cantidad de documentos que serán modificados diariamente.

- Crecimiento esperado a mediano y largo plazo.

- Tamaño promedio de los archivos.

Por otro lado, ya se confirmó que Alfresco permite gestionar diferentes tipos de archivos.

Es importante considerar que, si los documentos contienen metadatos externos que no formen parte del modelo de Alfresco, estos metadatos no necesariamente serán conservados al incorporarlos a la plataforma.

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5. Calidad de la digitalización¶

En términos generales, Alfresco no cuenta de manera nativa con una herramienta específica para evaluar la calidad de una imagen digitalizada.

Sin embargo, Alfresco almacena el archivo recibido sin realizar modificaciones sobre su contenido. Por lo tanto, el documento almacenado corresponde al archivo original recibido.

La visualización puede depender del previsualizador utilizado por Alfresco, pero esto no implica una modificación del archivo original.

Puntos 1 al 4¶

No identificamos inconvenientes relevantes desde el punto de vista de Alfresco.

h3 Punto 5 — Imágenes faltantes, duplicadas o incorrectamente asociadas

Este punto requiere mayor aclaración.

En particular, necesitamos entender qué se considera:

- Imagen faltante.

- Imagen duplicada.

- Imagen incorrectamente asociada.

La duda surge debido a que anteriormente se menciona la posibilidad de almacenar los documentos separados por hoja.

Por ello, necesitamos confirmar si se está haciendo referencia a:

- Cada hoja como un archivo independiente.

- Imágenes individuales asociadas a un documento.

- Documentos completos compuestos por múltiples imágenes.

- Otro esquema de organización.

Punto 6 — Observaciones sobre la digitalización¶

Es posible almacenar información adicional relacionada con la digitalización.

Sin embargo, necesitamos determinar dónde se desea almacenar esta información:

- Como comentarios.

- Como metadatos.

- Como información dentro del documento.

- Como algún otro mecanismo de clasificación.

Punto 7 — Nomenclatura de imágenes¶

Se observa que las imágenes manejan una nomenclatura diferente a la de los documentos.

Necesitamos conocer:

- Cómo se generará el nombre de las imágenes.

- Si la nomenclatura será automática.

- Qué información contendrá.

- Si el nombre tendrá alguna relación con el protocolo, tomo, escritura, folio o apéndice.

- Cómo se relacionará esta nomenclatura con la estructura documental presentada anteriormente.

OCR¶

Respecto al requerimiento de OCR, Alfresco no incorpora de manera nativa un motor propio para reconocimiento de texto en imágenes.

No obstante, es posible integrar servicios externos para realizar este procesamiento, por ejemplo servicios de AWS como:

- Amazon Textract.

- Amazon Comprehend.

- Amazon Rekognition.

- Amazon Transcribe.

Estos servicios son independientes de Alfresco y su utilización puede representar costos adicionales, por lo que sería necesario evaluar esta integración como parte de la arquitectura de la solución.

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6. Índice electrónico¶

Este apartado requiere mayor definición funcional.

No queda completamente claro qué se entiende por Índice electrónico dentro del contexto del proyecto.

Por lo revisado, parece estar relacionado con información adicional o metadatos utilizados para localizar documentos.

También se menciona el concepto de duplicados, pero necesitamos confirmar si esto se refiere a:

- Identificación de documentos duplicados.

- Control de versiones.

- Relación entre documentos.

- Historial documental.

- Otro mecanismo.

Se requiere una explicación más detallada del concepto y del flujo esperado para determinar cómo debe implementarse en Alfresco.

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7. Metadatos por tipo de acto¶

Este requerimiento es viable.

Alfresco permite crear diferentes modelos de metadatos y establecer reglas sobre los campos, incluyendo:

- Campos obligatorios.

- Campos opcionales.

- Diferentes tipos de datos.

- Valores predefinidos.

- Metadatos específicos según el tipo documental.

Por lo tanto, no identificamos una limitación técnica importante en este apartado.

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8. Apéndices¶

El concepto general de Apéndices se entiende.

Sin embargo, parece existir una relación entre este apartado y el concepto de Índice electrónico.

Nuestra interpretación preliminar es que los apéndices podrían utilizarse para establecer relaciones entre documentos y permitir su consulta mediante dichas relaciones.

Se solicita confirmar si esta interpretación es correcta y, en caso contrario, proporcionar una descripción más detallada del funcionamiento esperado.

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9. Motor integral de búsqueda¶

Este requerimiento es compatible con las capacidades de búsqueda de Alfresco.

Es posible realizar búsquedas utilizando diferentes criterios, por ejemplo:

- Metadatos.

- Nombre del documento.

- Tipo de archivo.

- Palabras o frases contenidas en el documento.

- Otros atributos configurados en el modelo documental.

Por lo tanto, no identificamos inconvenientes técnicos relevantes en este apartado, siempre que previamente se defina correctamente el modelo de metadatos y, cuando sea necesario, el procesamiento OCR.

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10. Registros dinámicos¶

Por la descripción proporcionada, entendemos que este apartado está relacionado principalmente con el versionado de documentos.

Alfresco cuenta con funcionalidades nativas para la gestión de versiones, por lo que este requerimiento es viable.

En caso de requerirse información adicional asociada a cada versión o registro, esta podría manejarse mediante metadatos personalizados, dependiendo de la información que se necesite conservar.

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11. Conclusión¶

Después de revisar la propuesta y contrastarla con las capacidades de Alfresco, consideramos que el proyecto es técnicamente viable para su implementación sobre Alfresco, aunque existen algunos puntos que requieren mayor definición antes de iniciar el desarrollo.

Las principales definiciones pendientes se concentran en:

1. Estructura documental y jerarquía de almacenamiento.

2. Generación y asignación de folios.

3. Definición de los conceptos de tomo, escritura, acta, folio y apéndice.

4. Flujo de carga y separación de documentos por hoja.

5. Nomenclatura e identificación de documentos e imágenes.

6. Definición del modelo de metadatos.

7. Concepto y funcionamiento del índice electrónico.

8. Manejo de documentos duplicados y su relación con el versionado.

9. Flujo y alcance del OCR.

10. Tipos de protocolos que deberá soportar el sistema.

11. Volumen documental inicial y crecimiento esperado.

Desde el punto de vista de Alfresco, la mayoría de los requerimientos planteados son factibles mediante funcionalidades nativas o mediante configuraciones del modelo documental. Sin embargo, algunos requerimientos —principalmente los relacionados con OCR, procesamiento de archivos, separación/unión de documentos y determinados flujos de digitalización— podrían requerir componentes o servicios adicionales.

Por lo anterior, recomendamos aclarar primero los puntos funcionales y de estructura documental mencionados anteriormente para poder definir correctamente la arquitectura, el modelo de contenido y el flujo de trabajo antes de comenzar con la implementación.